ORCID (Open Researcher and Contributor ID) stelt een persistente identifier ter beschikking waarmee een onderzoeker zich kan onderscheiden van andere onderzoekers gedurende diens volledige wetenschappelijke carrière. Een ORCID is een label dat wereldwijd uniek is en eens toegekend structureel blijft verwijzen naar eenzelfde onderzoeker. Financierders (bv. NIH, HEFCE, ...) en uitgeverijen (bv. Elsevier, American Association for the Advancement of Science, PLOS, EMBO Press, ...) eisen steeds vaker een ORCID. Ook voor BOF- en IOF-aanvragen is een ORCID verplicht.

Deze nieuwe identifier heeft enkele voordelen:

• Voor personen met een identieke of sterk gelijkende naam helpt een identifier om de informatie uit elkaar te houden.
• Voor personen met meerdere (gelijktijdige of opeenvolgende) affiliaties helpt een identifier om de informatie te bundelen (bv. ook op het FRIS-portaal).
• En dit niet enkel voor henzelf maar ook voor derden (bv. bij bibliometrische analyse).

ORCID profileert zich niet als het zoveelste platform waar de onderzoeker een profiel kan aanmaken maar wil de identifier leveren waarmee de verschillende profielen samengebracht kunnen worden ('identifier switchboard').

Hoe een ORCID aanmaken en koppelen?

Via de C&C interface krijgt de onderzoeker de keuze: aanmaken (‘create’ - men heeft nog geen ORCID) of registreren (‘connect’ - men heeft reeds een ORCID maar heeft deze nog niet gelinkt aan UGent).

• Op basis van de informatie beschikbaar in CAS (Central Authentication System aan UGent) worden al enkele basisgegevens ingevuld. Wie voor de eerste maal een ORCID aanmaakt, zal een e-mail ontvangen van ORCID met een link ter bevestiging.

• Wie reeds over een ORCID beschikt, bevestigt zijn/haar gegevens.

• Door vervolgens op 'Authorize' te klikken, erken je UGent als ‘trusted authority’. De koppeling met Biblio wordt vanaf dan gemaakt. Je kan verschillende 'trusted authorities' hebben (bv. indien je meer dan één affiliaties hebt).
• Zorg dat je ORCID-profiel publiek staat (reviewers maken soms gebruik van dit profiel).

Hoe informatie uitwisselen tussen Biblio en het ORCID-platform?

Als je een korte biografische beschrijving toevoegt op het ORCID-platform zal deze ook overgenomen en getoond worden op je Biblio-profielpagina.

Vervolgens kan je dan publicaties van Biblio naar ORCID zenden via My publication list. Deze lijst vind je door rechts bovenaan op je naam te klikken, eens je ingelogd bent.

Technische en inhoudelijke ondersteuning wordt geboden vanuit de Biblio-helpdesk (orcid@UGent.be).

ORCID en GISMO

Het onderzoeksinformatiesysteem GISMO maakt ook gebruik van de ORCID-ids:

• Als de ORCID-id is aangemaakt en gekoppeld met UGent (via de procedure zoals hierboven beschreven) staat die vermeld in de persoonsfiche. Die persoonsfiche is enkel toegankelijk voor de betrokken onderzoeker, niet voor zijn/haar proxy. Als er geen ORCID is gekoppeld, wordt een link vermeld waarmee je dat kan doen (= orcid.ugent.be). 
• GISMO stuurt die id ook naar het FRIS-portaal zodat men verschillende records voor eenzelfde persoon (bv. onderzoeker met aanstelling aan verschillende Vlaamse universiteiten) kan mergen.
• Sinds 2020 is een ORCID verplicht voor alle onderzoekers die als (co)promotor een BOF of IOF-aanvraag via GISMO indienen. De aanvraagmodule doet daarop een technische check. Zorg dus dat deze informatie tijdig in orde is wanneer je een aanvraag voorbereidt. Hou ermee rekening dat het registreren en koppelen van een ORCID-id via Biblio pas een dag later verwerkt zal zijn in GISMO.