Tegenwoordig worden veel projecten als team uitgevoerd en schrijfopdrachten zijn daarop geen uitzondering. Het kan een uitdaging zijn om efficiënt samen te werken aan dezelfde tekst, zeker als je het contact met je co-auteurs vooral online verloopt. Gelukkig zijn er een aantal online tools waarmee je in realtime en met meerderen tegelijkertijd een document kan schrijven, bewerken, bekijken en delen. Denk bijvoorbeeld aan OneDrive, Google Drive, SharePoint of Overleaf.

OneDrive

OneDrive een online opslagruimte waarop je bestanden kan bewaren. De UGent biedt elke medewerker en student een eigen OneDrive van 2 TB. De gemakkelijkste manier om je bestanden te bereiken, is door in te loggen op onedrive.ugent.be of door op de "OneDrive" tab te klikken in Microsoft Teams. Als je vervolgens rechtsklikt op een document, heb je de mogelijkheid om het bestand te delen. 

Google Drive

SharePoint

SharePoint biedt eveneens mogelijkheden om bestanden te delen en er samen aan te werken, maar het is nog wat uitgebreider dan enkel dat. Je kan SharePoint eigenlijk beschouwen als een platform waar je een soort website mee kan bouwen, die enkel toegankelijk is voor een specifieke groep (in tegenstelling tot een publieke website dus).

OneDrive en SharePoint lijken wat op elkaar qua mogelijkheden, maar toch zijn er ook belangrijke verschillen: OneDrive is in de eerste plaats bedoeld als persoonlijke opslagruimte. Als je in OneDrive bestanden wil delen, moet je dat per map of document inschakelen. Als je UGent verlaat, zal je OneDrive afgesloten worden. Ook heeft het niet de complexe en uitgebreide opties van SharePoint. SharePoint is daarentegen specifiek bedoeld om door meerdere mensen tegelijkertijd gebruikt te worden. Standaard zijn alle bestanden gedeeld met alle gebruikers van die SharePoint. Als je UGent verlaat, zal de SharePoint blijven bestaan en je kan er ook meer mee doen dan enkel bestanden bewaren.

Meer weten over SharePoint? Raadpleeg dan de DICT Helpdesk.

Gedeelde netwerkschijven

Een handig hulpmiddel tijdens het bredere onderzoeksproces (dus niet het schrijven alleen), is een gedeelde netwerkschijf. Elk UGent-personeelslid kan zo'n schijf aanvragen, met standaard een capaciteit van 2 TB. Wie toegang heeft, kan bestanden zien, toevoegen, wijzigen, verwijderen, ... Een gedeelde schijf laat niet toe om tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken, maar het is wel handig om projectgerelateerde data op te slaan, bijvoorbeeld voor onderzoeksdoeleinden. Zo is het voor een doctoraatsstudent bijvoorbeeld makkelijk om data te delen met een promotor. Ook kan je er EndNote bibliotheken in opslaan om gezamenlijk te refereren.

Meer info over gedeelde netwerkschijven vind je op de DICT Helpdesk.

Zie ook Storing and backing up data.

Overleaf

Schrijf je graag in LaTeX? Dan kan je Overleaf gebruiken om samen aan hetzelfde document te werken. Het werkt volledig online, dus het is niet nodig om zelf LaTeX te installeren op je computer. Bovendien weet je zeker dat je co-auteurs dezelfde sjablonen en pakketten gebruiken. Let wel: met een gratis account kan je maar één andere persoon uitnodigen om mee te schrijven aan je document.

Voor meer info, zie Universiteit Gent on Overleaf