GISMO laat toe om aanvragen voor BOF- en IOF-financiering elektronisch in te dienen. De omzetting van de gekende oproepen gebeurt stapsgewijs, sommige oproepen verlopen nog via de papieren weg. Of een aanvraag op papier (= pdf per e-mail) of via GISMO ingediend moet worden, staat vermeld op de specifieke webpagina. Ook de functionaliteiten binnen de aanvraagmodule worden geleidelijk verbeterd naarmate meer data beheerd wordt in GISMO (bijv. hergebruik van gekende informatie over projecten en publicaties, ondersteuning van het cv, ...).

Toegang tot GISMO (vanuit het UGent-domein, met je UGent-accountgegevens): https://gismo.ugent.be

Algemeen

• In principe zal de promotor van het projectvoorstel de aanvraag aanmaken en indienen. Het is echter ook mogelijk een proxy aan te duiden die deze rol op zich zal nemen in naam van de promotor. Vraag deze proxyrol aan via gismo@ugent.be. De promotor zal in elk geval de aanvraag moeten initiëren waarna de proxy kan overnemen.
• Kies na het inloggen op GISMO voor de tab Project. Vervolgens kan je een nieuwe aanvraag starten of verder werken op een reeds gestarte aanvraag. Een reeds gestarte aanvraag vind je terug via de tegel Overzicht van mijn aanvragen. Indien je kiest voor een Nieuwe aanvraag, moet je vervolgens aangeven voor welke oproep je wil indienen.
• Niet elke oproep wordt kenbaar gemaakt aan iedereen. Bijv. enkel een pas gestart ZAP-lid zal kunnen indienen voor een BOF Startkrediet; enkel ZAP-leden die aan bepaalde aanstellingsvoorwaarden voldoen kunnen een aanvraag indienen voor BOF-Basisfinanciering.
• Gebruikersondersteuning kan enkel gegarandeerd worden tijdens de kantooruren. Vaak wordt een onderscheid gemaakt tussen inhoudelijke ondersteuning (via de betrokken fundingcellen zoals bof@ugent.be en iof@ugent.be - voor vragen over aanvraagvoorwaarden) en technische ondersteuning (via gismo@ugent.be - voor vragen over de module zelf). Probeer dus tijdig aan je aanvraag te werken (zie ook verder).

Templates

Voor bepaalde onderdelen moet een document worden opgeladen - hiervoor worden templates aangeboden die je bij de bijlagen onderaan deze onderzoektip kan terugvinden.

Detailinfo

• We bevelen aan af en toe te bewaren (via knop onderaan); om veiligheidsredenen zal de module de sessie na langdurige inactiviteit automatisch beëindigen.
• Bij bepaalde aanvragen is een handtekening van verschillende betrokkenen vereist (bijv. IOF) - hou rekening met deze stap bij het indienen en probeer dus tijdig aan je aanvraag te werken.
• Elke oproep bevat verschillende blokken van aan te leveren informatie (deze blokken staan op het startscherm van de gekozen aanvraag). Je hoeft de aangeboden volgorde niet te volgen. Een rode moersleutel geeft bij elke blok de status aan: onvolledig (de moersleutel staat er nog) of ingevuld (de moersleutel is weg). Als alle blokken klaar zijn, verschijnt een groen vinkje bij de indienknop.
• Bijna elke blok start met een korte instructiezin die de basisinformatie bevat over wat in deze blok verwacht wordt. Daarnaast zijn vaak informatie-icoontjes aanwezig (= tooltips) waarin meer inhoudelijke of technische toelichting wordt gegeven.
• Je kan tegelijk met verschillende mensen (promotor en copromotoren) aan eenzelfde aanvraag werken maar niet gelijktijdig aan eenzelfde rubriek. Bepaalde rubrieken, de zogenaamde 'persoonlijke rubrieken van projectverantwoordelijken', kunnen enkel door de persoon in kwestie (of diens proxy) worden ingevuld.

Projectverantwoordelijken:

• hou rekening met de oproepvoorwaarden!
• wie de aanvraag start, wordt automatisch ingegeven als promotor
• zie afzonderlijke onderzoektip over externe personen
• link met persoonsfiche:
  • Opgelet: de persoonsfiche is enkel toegankelijk voor de betrokken onderzoeker, niet voor zijn/haar proxy. 
  • ORCID: Sinds 2020 is een ORCID verplicht voor alle onderzoekers die als (co)promotor een BOF- of IOF-aanvraag via GISMO indienen. De aanvraagmodule doet hierop een technische check. Zorg dus dat deze informatie tijdig in orde is wanneer u een aanvraag voorbereidt. Indien er geen ORCID is gekoppeld, wordt een link vermeld via dewelke u dit kan doen (= orcid.ugent.be). Hou ermee rekening dat het registreren en koppelen van een ORCID-id via Biblio pas een dag later zal verwerkt zijn in GISMO.

Disciplinecodes: zie afzonderlijke onderzoektip

Trefwoorden: zie afzonderlijke onderzoektip

Ethische vragenlijst: zie afzonderlijke onderzoektip

Publicaties:

• de BOF-publicatielijst wordt automatisch gegenereerd uit Biblio volgens een vastgelegd template.
• om je vijf voornaamste publicaties aan te duiden, krijg je een lijst te zien uit Biblio (inclusief artikels die nog in behandeling zijn door het Biblioteam en in press).
• indien er publicaties ontbreken die nodig zijn voor de aanvraag, neem contact op met biblio@ugent.be.

Tekstvakken:

• Afbeeldingen toevoegen in de tekstvakken: sla de afbeelding afzonderlijk op en voeg manueel in. Plak niet rechtstreeks vanuit Word.

Afwerken:

• Een ingediende aanvraag wordt als pdf voorgelegd voor beoordeling. Je kan alvorens in te dienen het visueel resultaat van je input controleren via het bestandsicoontje op het startscherm.
• Na een correcte indiening (via de knop onderaan) ontvang je een automatisch berichtje in je mailbox. Dit is uiteraard nog niet de toekenning van het project. Over de uiteindelijke evaluatie van het voorstel word je later elektronisch ingelicht.