Wat is een belangenconflict?

De Gedragscode Belangenconflicten (verder gedragscode) bepaalt de invulling van en omgang met daadwerkelijke, vermoedelijke of potentiële belangenconflicten aan de UGent (RVB 8/3/24).

Elk personeelslid heeft de plicht om bij het uitvoeren van taken of activiteiten te handelen in het beste belang van de universiteit (art. 5, §1). Een belangenconflict ontstaat: “wanneer in het kader van een actie, besluit of advies, om redenen die te maken hebben met enig rechtstreeks of onrechtstreeks, financieel of niet-financieel belang dat een personeelslid deelt met een persoon, instelling, organisatie of bedrijf, de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie of de naleving van de principes van eerlijke concurrentie, niet-discriminatie of gelijke behandeling in het gedrang komt, dreigt te komen of zou kunnen komen, of dat redelijkerwijs de indruk daartoe kan ontstaan (art. 4, §1).”

Een aantal relaties met natuurlijke personen worden sowieso beschouwd als een belangenconflict (art 4, §2): een familieband (bv. elk bloed- of aanverwantschap tot en met de vierde graad, wettelijk samenwonenden, een duurzaam samenlevingsverband, …); een intieme relatie (een romantische en/of seksuele relatie); een persoonlijke betrokkenheid (die de onpartijdige en objectieve uitoefening van een functie in het gedrang (kan) brengen of die objectief redelijkerwijze die indruk (kan) doen ontstaan. Belangenconflicten kunnen zich ook stellen waar onderzoekers in rechtspersonen specifieke rollen opnemen, zoals bv. het uitvoeren van een (consultancy)opdracht, al dan niet in dienstverband, (mede-)eigenaar of actieve vennoot, ….

Bepaalde activiteiten houden een verhoogde kans in op integriteitsschendingen die (kunnen) voortkomen uit belangenconflicten (art 4, §3) bv. werving en selectie, evaluatie, promotie, nevenactiviteiten, de oprichting van Spin-off ondernemingen, het onderhandelen en afsluiten van licentieovereenkomsten, kapitaalsparticipatie of een ander financieel voordeel in een Spin-off, … maar ook onderzoeksactiviteiten, in het bijzonder onderzoek met of in opdracht van externen. Onderzoekers combineren immers diverse opdrachten (onderwijs, onderzoek, dienstverlening) en verschillende rollen. Heel wat dagelijkse (onderzoeks)situaties houden daarom een risico in op een belangenconflict bv. gebruik van gekregen product stalen, media-aandacht, stem in het maatschappelijk debat, professionele ambities, … .

Toepassingsgebied

In de gedragscode wordt aandacht besteed aan de verschillende toepassingsgebieden van belangenconflicten (aankoop van diensten en goederen, aanbestedingen en overheidsopdrachten; wervings- en selectieprocedures;  valorisatie van know-how en technologie; kapitaalsparticipatie of een ander financieel voordeel in een spin-off; werkzaamheden van (advies)raden, commissies en comités) (hoofdstuk III, bijzondere procedures).

Wat betreft de werving en selectie van ZAP leden werd eveneens een Leidraad voor aanpak van belangenconflicten bij ZAP selecties goedgekeurd (RVB 17/12/2021). Meer duiding omtrent belangenconflicten in het kader van het aankoopbeleid, in het kader van de Wet Overheidsopdrachten, is terug te vinden op het intranet.

Naast de algemene gedragscode aan de UGent, besteden ook andere kaders relevant voor onderzoek aandacht aan belangenconflicten. De Europese gedragscode voor wetenschappelijke integriteit, ook wel ALLEA code, dringt eveneens aan op transparantie: auteurs maken eventuele financiële en niet-financiële belangenconflicten bekend, evenals bronnen van steun voor het onderzoek of de publicatie (2.7 Publicatie, Verspreiding en Auteurschap, p8). Reviewers en editors melden feitelijke of vermeende belangenconflicten en trekken zich indien nodig terug uit de discussie en uit beslissingen over publicatie, financiering, benoeming, promotie of beloning (2.8 Beoordeling en Evaluatie, p9). Toestaan dat financiers, sponsors of anderen de onafhankelijkheid en onpartijdigheid in het onderzoeksproces of onbevooroordeelde rapportage van de resultaten in gevaar brengen, wat een gevolg zou kunnen zijn van een belangenconflict, wordt beschouwd als een schending van goede onderzoekspraktijken (p11).

Naleving

Alle leden van de universitaire gemeenschap leven de gedragscode belangenconflicten na. Lees de volledige tekst in de codex. Het niet adequaat omgaan met belangenconflicten conform de code kan een schending van de toepasselijke wettelijke, statutaire, contractuele, reglementaire of andere bepalingen betekenen, wat aanleiding kan geven tot een tuchtprocedure (art 34).

Van zodra een personeelslid vaststelt dat er sprake is of kan zijn van een belangenconflict, moet het onmiddellijk en proactief – zelfs bij gerede twijfel – overgaan tot transparante kennisgeving van dit belangenconflict in overeenstemming met de in deze gedragscode vastgelegde procedures. Na kennisgeving onthoudt het personeelslid zich van elk(e) actie, besluit of advies die/dat met het belangenconflict verband kan houden tot de goedkeuringsprocedure volledig doorlopen is (art 7).

Een formulier kennisgeving belangenconflict moet worden ingevuld door de verantwoordelijke persoon. Deze maakt een inschatting, beoordeelt het risico en bekijkt of beheersmaatregelen nodig zijn. In de gedragscode is voor de verschillende functies bepaald wie de verantwoordelijke persoon is (art 6).

In geval van wetenschapsbeoefening, dient men naast de gedragscode voor belangenconflicten tevens de principes van de wetenschappelijke integriteit te respecteren, conform de bepalingen in de ALLEA code (onderschrijving UGent - RVB 8/9/23).

Bijzondere belangenconflicten binnen de onderzoekscontext

Dit is in het bijzonder in het geval van valorisatie van know-how en technologie (art 20-23).

Het personeelslid zal steeds handelen in het beste belang van de universiteit wanneer het betrokken wordt bij de valorisatie van de know-how en technologie van de universiteit, waaronder, doch niet beperkt tot, de oprichting van spin-off ondernemingen, het onderhandelen en afsluiten van licentieovereenkomsten en van overeenkomsten tot de overdracht van intellectuele eigendomsrechten. Voorstellen die worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur (of andere via de bevoegdheidsdelegatie) nemen een afzonderlijke paragraaf op over het bestaan van belangenconflicten, en de eventuele aanpak hiervan. De Directeur Onderzoek geldt als verantwoordelijke persoon. Art 24 tot 28 behandelt de aanpak in geval van kapitaalsparticipatie of een ander financieel voordeel in een spin-off.

Bijzondere aandacht voor onderzoekers ligt tevens in geval van werkzaamheden van (advies)raden, commissies en comités (art 29-33). Opnieuw wordt verwacht dat van zodra er sprake is of kan zijn van een belangenconflict met een agendapunt of dossier, het betrokken lid of een ander lid (met een vermoeden) daarvan kennis geeft aan de voorzitter. Elk(e) (advies)raad, commissie en comité heeft een agendapunt inzake belangenconflicten op de agenda tijdens de eerste bijeenkomst van een werkingsjaar (of enige andere relevante cyclus). Dit punt behandelt minstens wat een belangenconflict is of kan zijn binnen de werking en wat de voorgeschreven procedure is. In de agenda van elke zitting staat een specifieke bepaling met betrekking tot belangenconflicten:  “De leden van [naam (advies)raad/commissie/comité] worden gevraagd van elk belang dat aanleiding geeft of kan geven tot een belangenconflict met betrekking tot een agendapunt kennis te geven conform de voorgeschreven procedure, onverwijld en ten laatste bij het begin van de bespreking van het betreffende agendapunt. Alle bekendgemaakte belangen zullen worden opgenomen in de notulen, samen met de genomen maatregelen om het belangenconflict te beheersen.”

Goede onderzoekspraktijken m.b.t. belangenconflicten

-        Vermeld alle bronnen van steun voor het onderzoek of de publicatie, vanuit een brede interpretatie, onafhankelijk van de aard van de steun bv. financieel, niet-financieel, materieel, tijd en ruimte, digitaal, sociaal, … . De financiering van het onderzoek moet sowieso steeds vermeld worden. Wees zo specifiek en gedetailleerd mogelijk.

-         Wees transparant over relaties, activiteiten, belangen en interpreteer deze zo breed mogelijk. Als je manuscript bijvoorbeeld gaat over de epidemiologie van hypertensie, moet je alle relaties met fabrikanten van antihypertensiva aangeven, zelfs als die medicijnen niet in het manuscript worden genoemd (ICMJE Disclosure form). Dit dient evengoed te gebeuren wanneer deze relaties persoonlijk van aard zijn. Wees zo specifiek en gedetailleerd mogelijk.

-        Volg de door de UGent vastgelegde procedures (Gedragscode Belangenconflicten, ALLEA code). Medewerkers uit de Life Sciences volgen tevens het kader van het International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) maar dit is potentieel ook voor de andere disciplines relevant.

-        Kijk na welke criteria het tijdschrift van het gewenste artikel erop nahoudt met betrekking tot wat een (potentieel) belangenconflict is en hoe auteurs dit moeten aangeven. De door de UGent opgelegde procedures gelden daarbij als minimumkader en moeten dus steeds gevolgd blijven, ook wanneer een tijdschrift geen of minder strenge voorwaarden zou opleggen.