De Universiteit Gent (UGent) engageert er zich toe om onderzoek op een verantwoorde manier te evalueren. Op die manier wil de UGent een brede waaier aan onderzoeksactiviteiten, diverse vormen van impact, verschillende loopbaanprofielen e.d. erkennen en waarderen. Verantwoord evalueren helpt de UGent om recht te doen aan de diversiteit in het onderzoek, tussen wetenschapsgebieden en onder onderzoekers.

Onderstaande richtlijnen bieden evaluatoren van onderzoek een houvast om de principes van verantwoord evalueren te vertalen naar de praktijk. De richtlijnen zijn van toepassing voor evaluaties binnen de UGent, in het bijzonder in het kader van het Bijzonder Onderzoeksfonds (BOF), ongeacht of de evaluator verbonden is aan de UGent of niet. UGent-onderzoekers die evaluaties uitvoeren voor andere universiteiten of onderzoeksfinanciers moeten rekening houden met de richtlijnen van deze universiteiten of financiers. Onderzoekers die geen richtlijnen ontvangen van de organisatie waarvoor ze als evaluator optreden, doen hierover best navraag bij deze organisatie.

Evaluatoren die meer algemene informatie zoeken over het (schrijven van een) evaluatie, kunnen inspiratie vinden in de tip “tips en tricks voor nieuwe evaluatoren”.

1. Verantwoord evalueren

1. Evaluatoren nemen de UGent-principes m.b.t. verantwoord evalueren, evenals de specifieke procedures en richtlijnen die gelden voor de evaluatie waaraan ze meewerken, in acht.
2. Evaluatoren respecteren de door de UGent ondertekende gedragscodes en overeenkomsten, in het bijzonder de San Francisco Declaration on Research Assessment, de European Agreement on Reforming Research Assessment en de European Code of Conduct for Research Integrity.

2. Professioneel en zorgvuldig evalueren

1. Evaluatoren worden omwille van hun expertise gevraagd om deel te nemen aan een evaluatie. Evaluatoren die menen niet over de nodige expertise te beschikken, brengen de UGent hiervan op de hoogte. Ze nemen hiervoor contact op met de UGent-medewerker(s) die hen heeft (hebben) gevraagd om op te treden als evaluator.
2. Evaluatoren dragen steeds de volle verantwoordelijkheid voor de evaluatie die ze uitvoeren.
3. Evaluatoren melden tijdig potentiële belangenconflicten aan de UGent (zie 5.1).
4. Evaluatoren behandelen alle aanvragen op een gelijkwaardige manier en streven consistentie in hun beoordelingen na.
5. Evaluatoren laten tijdens de evaluatie geen evaluatiecriteria weg en voegen er evenmin toe. Ze houden rekening met alle aan de aanvragers gevraagde informatie. Er wordt een uitzondering gemaakt voor technische experts die specifiek worden aangezocht om bepaalde aspecten van een aanvraag te beoordelen. Evaluatoren voegen zelf geen nieuwe informatie (die niet aan de kandidaten werd gevraagd of niet door hen werd bezorgd) toe.
6. Evaluatoren gebruiken de door de UGent ter beschikking gestelde (online) evaluatieformulieren en -systemen.
7. Evaluatoren respecteren de deadlines vastgelegd in het kader van de evaluatie.
8. Evaluatoren formuleren hun feedback op een correcte en respectvolle manier, zodat deze (bij blind reviews met respect voor de anonimiteit van de reviewer) kan dienen als basis voor het geven van feedback aan degenen die worden geëvalueerd.
9. Evaluatoren zijn bereid om de evaluatie na afloop ervan te evalueren om toekomstige evaluaties waar nodig bij te sturen.

3. Vertrouwelijkheid

1. Evaluatoren delen de informatie die betrekking heeft op de verschillende fasen en onderdelen van een evaluatie niet met aanvragers of derden. Het gaat hierbij om elektronische, mondelinge, visuele of eender welke andere vorm (technische en andere) van informatie, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) documenten, kennis, data, tekeningen, foto’s, filmmateriaal, modellen en prototypes.
2. Evaluatoren gaan op correcte wijze om met persoonsgegevens m.b.t. de aanvragen en beraadslagingen. Ze handelen in overeenstemming met de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of “AVG”). Evaluatoren brengen de UGent onmiddellijk op de hoogte indien er zich een data-inbreuk zou voordoen.
3. Evaluatoren bewaren de informatie niet langer dan noodzakelijk voor het evaluatieproces.
4. Evaluatoren bespreken een evaluatie niet (mondeling of schriftelijk) met aanvragers of derden. Ook na een evaluatie nemen ze geen contact op met de aanvragers of derden om een aanvraag te bespreken.
5. Bij ‘blind peer review’ maken evaluatoren hun identiteit niet bekend aan de aanvragers. In hun feedback nemen ze geen verwijzingen op naar hun eigen onderzoek of onderzoeksgroep.
6. Evaluatoren gebruiken informatie die ze ontvangen in het kader van een evaluatie enkel in functie van deze evaluatie. Ze wenden de informatie niet aan voor hun eigen doeleinden of die van een derde partij.
7. Evaluatoren besteden een evaluatie niet geheel of gedeeltelijk uit. (Generatieve) AI wordt eveneens beschouwd als een derde of externe partij. Evaluatoren mogen – in afwachting van het invoeren van een duidelijk kader m.b.t. het verantwoord gebruik van GenAI in evaluaties – geen gebruik maken van (Gen)AI-systemen om hen te helpen om aanvragen te beoordelen of om evaluatieverslagen te schrijven.
8. Evaluatoren teken voorafgaand aan een evaluatie een ‘Verklaring van Vertrouwelijkheid’, waarin de specifieke bepalingen m.b.t. het vertrouwelijk omgaan met de informatie zijn opgenomen.

4. Onafhankelijkheid

1. Evaluatoren treden op in eigen naam, en niet als vertegenwoordigers van een organisatie, werkgever of land.
2. Evaluatoren laten zich niet beïnvloeden door aanvragers of derden. Evaluatoren die door een aanvrager of derde worden gevraagd om informatie te delen of die worden gecontacteerd met als bedoeling om de evaluatie te beïnvloeden, moeten dit melden aan de UGent.

5. Onpartijdigheid

1. Evaluatoren houden zich aan de richtlijnen m.b.t. belangenconflicten (hiernaar wordt verwezen in de vertrouwelijkheidsverklaring). Ze melden potentiële belangenconflicten aan de UGent. Ze zien af van deelname aan een (deel van een) evaluatieprocedure wanneer zij hun onpartijdigheid niet kunnen garanderen.
2. Evaluatoren zijn zo objectief mogelijk in hun beoordelingen. Ze zijn zich bewust van eventuele (onbewuste) vooroordelen (‘bias’). Ze maken ‘bias’ bespreekbaar in evaluatiepanels om de effecten ervan op evaluaties zoveel mogelijk te beperken.